L’actualité de MyCercle

Plus que 6 mois pour créer votre Base pour vos représentants du personnel (BDU) !

15 décembre 2014 -

Un cauchemar bureaucratique ? ou bien un choc de simplification des obligations sociales...avec MyCercle ?

Avec les fiches "J'utilise MyCercle pour...", l'abonné met toutes les chances de son côté pour atteindre rapidement une efficacité maximale dans les actions à mener. Il trouve des conseils sur le contexte dans lequel s'inscrit l'action, les process à suivre, les documents attendus par ses partenaires. Gain de temps et sécurité assurés.

Exemple "Pour passer la gestion de mes relations sociales au numérique et d'abord créer ma nouvelle Base légale avant le 15 juin 2015."

La loi dite « de sécurisation de l’emploi » de 2013 [1] crée notamment  deux obligations pour le dirigeant :

  • mettre en place une base de données unique, ou base de données économiques et sociales(BDU/BDES) qui se substituera aux informations récurrentes que l’entreprise doit fournir aux représentants du personnel (trimestriellement, semestriellement, annuellement, voire tous les trois ou  quatre ans). Cette base sera le support de l’information initiale à donner à chaque comité d’entreprise. Elle remplacera par exemple le bilan social pour le CHSCT, elle servira d’appui à la négociation sur la GPEC, aux orientations de la formation. A de rares exceptions près, les informations à intégrer dans la BDU sont donc déjà transmises. Mais la loi demande que sur chaque rubrique de la BDU vous ayez les données de l’année en cours, des 2 années précédentes, et les estimations pour les 3 années futures ; 
  • consulter une fois par an le Comité d’Entreprise sur les orientations stratégiques de l'entrepriseet sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages…

Ces deux obligations sont en partie liées :

  • après la fin 2016, la BDU devra être complète et vous n’aurez plus à produire les autres rapports ;
  • d’ici là, vous êtes seulement obligé d’avoir un début d’exécution de la  BDU et d’organiser annuellement la consultation sur les orientations stratégiques (depuis juin 2014 si vous avez plus de 300 salariés, ou à partir de juin 2015 entre 50 et 299). Cette consultation peut se faire pour partie sur la BDU et pour partie sur des documents transmis au CE de la façon habituelle.

LES PREALABLES

-1- Décidez ce que vous allez charger dans la Base

Recensez les documents donnés à vos représentants sur les 12 derniers mois.

Vérifiez la liste des rubriques de la BDU : à partir de votre tableau de bord, dans1. Ma Bibliothèque, choisissezRH/Relations Sociales, puisBDU-Partenaires sociaux(attention, certaines rubriques ont des sous-rubriques).

Découpez/classez vos documents en fonction de ces rubriques. Ajoutez les documents dans leurs rubriques (à nouveau dansMa Bibliothèque, choisissezDialogue Social, puisBDU-Partenaires sociaux).

  • Il se peut que vous n’ayez rien dans certaines rubriques, même si en principe elles sont reprises de documents existants : beaucoup d’entreprises ne donnent pas tout ce que prévoient les textes. A vous de voir si vous profitez de la création de la BDU pour compléter l’information transmise (sachant que de toutes façons la loi n’impose une BDU complète qu’après fin 2016). Même dans les rubriques remplies, vous n’aurez pas en général l’historique des 3 années passées. Vous profiterez des mises à jour de la base pour le faire (voir -8-) d’ici fin 2016. Dans la plupart des cas, vous n’aurez aucune estimation pour les 3 années futures. Vous n’êtes pas obligé de produire des données artificielles si vous ne calculez pas déjà ces informations : vous pouvez indiquer pourquoi ces données ne peuvent pas être produites, ou indiquer une tendance comme « compte tenu des orientations stratégiques de l’entreprise, ces éléments devraient rester à un niveau équivalent au cours des trois prochaines années ».

-2- Décidez votre politique d’accès aux documents :

L’approche de la majorité des dirigeants avec un outil numérique comme MyCercle est la même que pour des documents papier : ils laissent les représentants consulter et télécharger les documents. MyCercle permet une approche plus rigide : vous pouvez imposer un filigrane « confidentiel » avec le nom du lecteur pour certains documents ou même interdire le téléchargement.

 

-3- Décidez à qui vous ouvrez votre Base :

La ligne générale est que la Base doit être accessible aux membres du Comité d’Entreprise (membres titulaires, suppléants et représentants syndicaux au CE), et donc également selon les entreprises aux Délégués du personnel s’ils exercent les attributions économiques du CE, à la délégation du personnel si elle a été créée, au comité central d’entreprise et aux comités d’établissement (chacun pour ce qu’il reçoit déjà) s’ils existent (voir ci-dessous). La base est également accessible au CHSCT et aux délégués syndicaux. En revanche, la Base n’est pas accessible aux représentants de sections syndicales. Vous pouvez décider unilatéralement d’aller au-delà, si c’est déjà l’usage dans votre entreprise.

 

Décidez qui vous invitez parmi les membres de la direction : DRH, Direction Financière ou plus largement le comité de direction (il peut être contre-productif que les directeurs en sachent moins, ou aient le sentiment d’en savoir moins que leurs collaborateurs représentants du personnel).

 

LA MISE EN PLACE DE LA BDU

-4- Rodez la Base sur les membres de la direction

-Ajoutez les documents sélectionnés dans BDU (Si vous avez décidé de ne rien mettre dans une rubrique, ne vous inquiétez pas, son titre n’apparaîtra pas à vos représentants dans MyCercle). MyCercle vous demande si le document est confidentiel, répondez « non » pour laisser consulter et télécharger les documents. 

-Créez le cercle des invités ayant accès à la BDU : vous choisissezMon cerclesur l’écran d’accueil ; vous n’avez plus qu’à valider les documents déjà ajoutés (vous pouvez en éliminer) puis à inviter les membres, chacun avec son message d’invitation : lorsque vous avez fait un premier message, cochezEnregistrer comme mail type d’accueilet le même message vous sera proposé pour les invités suivants, que vous pourrez ajuster (prénom, formule de politesse…).

-5- Négociez ou annoncez la mise en place de la Base

Une négociation préalable n’est pas obligatoire. Il est préférable d’informer le Comité d’Entreprise (tous ses membres auront accès au nouveau système). Votre argumentaire pourra, en fonction de vos choix, souligner votre ouverture quant à la montée en puissance du contenu et à la diffusion ; indiquer que cette technique nouvelle va faciliter le dialogue social et que vous êtes prêt à basculer en numérique l’ensemble des documents échangés avec eux ; qu’ils pourront accéder aux documents directement et instantanément quelle que soit leur localisation géographique.

 

-6- Ouvrez la Base aux représentants du personnel et des organisations syndicales

Vous choisissez3- Mes Cercles Invitéssur l’écran d’accueil MyCercle et vous ajoutez les membres avec leur message d’invitation, comme en -4-. C’est terminé. Chaque représentant a accès aux seuls documents que vous lui avez ouverts, protégés par un mot de passe.

(Si vous voulez gérer sur MyCercle la préparation des documents de la BDU entre membres de la direction, vous pouvez aussi créer un deuxième cercle réservé aux membres du personnel : vous allez surAjouter un cercleet faites comme en -4- ; vous exclurez les documents internes que vous ne voulez pas –ou pas encore- ouvrir aux représentants).

 

ET AU-DELA

-7- Faites vivre la Base

Par la suite, chaque remise obligatoire de documents au CE sera l’occasion de mettre à jour la BDU. DansMa Bibliothèque, BDU, vous ouvrez le document que vous voulez remplacer (en cliquant sur la croix), puis surcharger un nouveau documentet vous sélectionnez le nouveau document. Vous précisez si vous voulez ou non signaler l’arrivée du nouveau document aux invités du cercle (il suffit de le faire une fois par série de documents).

 

-8- Utilisez MyCercle pour l’ensemble du dialogue social

Puisque la BDU a vocation à remplacer tous les documents communiqués régulièrement au Comité d’Entreprise, vous gagnerez du temps à gérer les réunions du Comité d’Entreprise avec le même outil : avant, pendant et après la réunion, chaque membre retrouve ainsi tout de suite les bons documents, avec le même mot de passe et le même classement que la BDU. Vous supprimez le papier, vous allégez et sécurisez votre gestion.

MyCercle le permet très facilement.

. Vous créez donc un nouveau cercle limité aux membres de votre CE, avecAjouter un cercle, comme en -5- (un cercle différent est nécessaire car une partie des délégués syndicaux, ceux qui ne sont pas représentants syndicaux au CE, ont accès à la BDU mais pas à tous les documents du CE).

.Vous créez un classement pour les documents discutés à chaque Comité : à partir de1-Ma Bibliothèquevous choisissez dans le menu déroulantGouvernance puisPiloter les réunions d’une instance. Vous nommez l’instance (« Comité d’Entreprise »), vous créez une réunion et ajoutez les documents : pour chacun, vous cochez l’accès au cercle CE si vous voulez que les membres aient un accès immédiat, ou vous revenez cocher plus tard au moment de la diffusion.

.Au moment où vous donnez accès, vous envoyez un mail d’annonce (avec l’un des documents).

Vous pouvez également gérer vos autres instances de cette façon. Et également les documents de vos négociations : vous gérerez une négociation comme une instance, puis vous ouvrez une sous-rubrique pour chaque réunion de la négociation. Pour gérer toutes les réunions et toutes les négociations, 3 cercles suffisent si vous avez une Délégation unique (pour la BDU, la Délégation et le CHSCT). Sinon, il vous faut 5 cercles (BDU, CE, CHSCT, Délégués du personnel, Délégués syndicaux).

-9- Utilisez MyCercle pour mieux communiquer avec vos autres partenaires internes et externes

La description que vous faites à vos représentants du personnel de votre entreprise, de ses comptes, de sa stratégie… n’est pas exactement celle que vous faites à vos directeurs, à vos actionnaires, ou à vos partenaires externes (banquiers, clients…). Mais elle a des points communs.

Et si MyCercle vous fait gagner du temps avec les représentants du personnel, il peut vous en faire gagner avec vos autres partenaires.

En utilisant MyCercle pour vos différents « cercles », vous pouvez faciliter vos différents dialogues, en contrôlant d’un coup d’œil qui vous invitez dans chacun des cercles (3- Mes cercles invités) et quels documents vous ouvrez à chaque cercle (3- Mes cercles documents).

[1] Cf  loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013,  décret d’application du 27 décembre 2013, et circulaire DGT du 18 mars 2014